Comunicación interna en la Iglesia e Inteligencia Colaborativa

Comunicación interna en la Iglesia e Inteligencia Colaborativa

El siguiente texto está basado en la videoconferencia que la Dra. Leticia Soberón ha realizdo a la Red RIIAL el pasado mes de febrero 2017. Presentamos algunas ideas centrales de dicha conferencia sobre comunicación interna e inteligencia colaborativa.

por Ariel Beramendi

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La inteligencia colaborativa es un tema de gran actualidad pero que en la Iglesia toma características especiales. Antes que nada se debe entender que nos encontramos en un cambio de época muy acelerado en todos los ámbitos de la sociedad; de manera particular se ha acelerado el ritmo de la vida humana y el impacto de la tecnología sobre el mundo de la comunicación ha sido y es clave: el modo de intercambiar, el modo de elaborar el pensamiento, de difundir la ideas, de responder y participar, de involucrar la emociones.

Se trata de un mundo de enorme complejidad y el primer paso para gestionarla es aceptar que nos movemos en una realidad hiperconectada, digital, ultra especializada, con discontinuidades profundas y con grandes oportunidades y riesgos. Por ejemplo, las empresas están descomponiendo las maneras antiguas de hacer economía, la fuente de valor se transforma diariamente y las empresas están cambiando la forma de elegir el valor que ofrecen a la sociedad, proveer el valor y comunicar el valor. Según los datos de la Standard & Poor’s la vida media de una empresa en 1975 era de 60 años, sin embargo hoy ese dato se ha reducido a 18 años; las fuentes de ingreso duraban 10 años y actualmente duran solo 20 meses

Actualmente han cambiado: la búsqueda de pareja, el consumo, la hostelería, la educación, el entretenimiento, la espiritualidad, la industria, moda, música, etc, etc.

Los datos objetivos nos hacen ver que toda la sociedad se está transformando y que nos movemos en un nuevo contexto cambiante. Se trata de una nueva página histórica en la sociedad, una nueva fase de la historia humana.

La Iglesia, que forma parte de la sociedad, también es afectada por esta realidad. Como cuerpo místico de Cristo, hemos sido enviados a anunciar la Buena Nueva, pero no podremos anunciar algo que no vivimos o que no conocemos. Si queremos ser coherentes, hemos de expresar la comunión en la vida cotidiana, y estimular la corresponsabilidad que conlleva.

Por esta razón la tesis de esta reflexión es que la inteligencia colaborativa es un modo para vivir dentro de las instituciones eclesiales lo que proclamamos hacia fuera como evangelización.

Sin embargo, sucede que las instituciones eclesiales trabajan en silos: estructuras que no comunican entre sí, están muy cerca pero cerrados ya que nacieron antes de la sociedad-red; cada uno hace lo suyo y sin conexión con los demás; son compartimientos herméticos, incluso dentro de la misma oficina.

Seguramente hemos vivido situaciones como estas:

• – me entero por la prensa de que mi vecino ha publicado un documento importante,
• – Las fechas de los encuentro organizativos se sobreponen, falta información a la que solo tiene acceso una persona, pero está de vacaciones.
• – Los jefes de oficina tiene la costumbre de ocultar sus proyectos para que los demás no se los bloqueen ni se los copien.

Estas situaciones podrían ser separadas en dos paradigmas de trabajo:

Pre modernos • Comunicación vertical y unidireccional • Visión geográfica de la comunicación • Tempus de respuesta lento e independiente de lo que pasa en la sociedad • Separación entre el grupo de liderazgo y los servicios de comunicación • Oficina-centrismo: se mira hacia dentro, no hacia el exterior • No hay tiempo para la escucha de los demás

Sociedad Red • Contenidos compartidos y flujo comunicativo entre todos • Visión global y transmedial de la comunicación • Tempus de respuesta concorde con el modo de consumo digital • Sintonía y estrecha relación entre directivos y servicios de comunicación • Comunicación centrada en los usuarios y los públicos receptores • Escucha y diálogo con los interlocutores

Se trata pues de un cambio de paradigma para interactuar internamente, de cambiar de cultura de trabajo en nuestras oficinas, pasando del trabajo en silos al trabajo en red.

No es sólo una transformación digital, sino un cambio cultural: no se trata de comprar aparatos digitales ni mucho menos.

Este cambio resulta muy difícil, pues no se concretiza solo con la buena voluntad. Las variables que influyen en nuestro trabajo podrían ser agrupadas, al menos, en cuatro categorías pero que siempre están relacionadas entre sí.

Estructura Formal • Diseño de puestos de trabajo • Evaluación de la prestación • Jerarquía de mando • Formas de control del trabajo • Retribución	Estructura Informal • Relaciones espontáneas • Liderazgo formal • Comunicación interpersonal • Grupos de cercanía • Normas tácticas
Las personas • Inteligencia • Exigencias y expectativas • Capacidades • Educación • Estado civil • Momento personal	Tecnología • Software: Sistemas internos • Hardware: dispositivos • Aplicaciones corporativos • Redes sociales

Las estructuras formales son el flujo teórico por donde deberían de correr la toma de decisiones y la gestión de trabajo, son la organización oficial.

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La estructura informal son las relacionas espontáneas que van naciendo en el trabajo, que tenemos que conocerlas como una red informal dentro de nuestras oficinas, siendo conscientes que cuando solo estas redes informales predominan existe el riesgo que se vuelvan en «guetos o mafias», y no deberían ser el factor decisivo en la toma de decisiones. Debe hacer un equilibrio entre estas dos estructuras.

Otra variable son las personas, que cambian solo si ven el beneficio que le reportará el cambio; pensemos que las personas libremente han optado por comprar Smartphones para su uso personal.

De allí que la tecnología sea el cuarto factor clave del cambio hacia la colaboración.

¿Por donde empieza la Inteligencia Colaborativa? 

Ahora bien, ¿por dónde empieza la inteligencia colaborativa? Inicia con la escucha recíproca. Podríamos profundizar con las palabras del Papa Francisco que en su mensaje para la 50 jornada mundial de la comunicación (2016) afirma:

 “Es fundamental escuchar. Comunicar significa compartir, y para compartir se necesita escuchar, acoger. Escuchar es mucho más que oír. Oír hace referencia al ámbito de la información; escuchar, sin embargo, evoca la comunicación, y necesita cercanía. La escucha nos permite asumir la actitud justa, dejando atrás la tranquila condición de espectadores, usuarios, consumidores. Escuchar significa también ser capaces de compartir preguntas y dudas, de recorrer un camino al lado del otro, de liberarse de cualquier presunción de omnipotencia y de poner humildemente las propias capacidades y los propios dones al servicio del bien común.”

La inteligencia de un grupo no consiste tanto en la inteligencia de cada uno, cuanto en la inteligencia de sus dinámicas de interacción. Hay grupos de personas muy inteligentes que tienen dinámicas estúpidas.

Dinámicas inteligentes: Escuchar Analizar Confirmar Rebatir Aportar Reformular

Dinámicas estúpidas: Interrumpir Insultar Ignorar Repetir Bloquear

La Inteligencia colaborativa es una conversación ordenada, facilitada por tecnologías sociales avanzadas, que permiten a un grupo de personas compartir y crear nuevos saberes y conocimientos para tomar mejores decisiones para emprender acciones oportunas. Tomando en cuenta que: nadie sabe todo, todos saben algo y se hace necesario recabar el conocimiento de todos, ya que dentro de una organización, de la sociedad, o la Iglesia, existen personas que nadie interpela pero que también pueden aportar.

Existen dos modos de afrontar la complejidad de organización laboral

1.      Reuniones Presenciales, que a pesar de ser necesarias tienen algunas limitantes: • Son demasiado cortas o demasiado largas • Miedo, “beauty contests”, sesgos • No da tiempo a asimilar, investigar y reflexionar Y además, hay límites en el número de personas que pueden asistir Algo similar ocurre en las reuniones “one-to-one”, incluso con las videoconferencias

2.      ante esta situación surgen los entornos digitales, pero los entornos digitales no han sido diseñados para pensar juntos: •Los argumentos siguen el hilo secuencial del tiempo •“Se entierran” y la conversación se dispersa •Se generan redundancias •Hay hilos paralelos de conversación

Por ejemplo pensemos en las redes sociales como Twitter o Whasapp che fueron pensados para compartir información pero no para construir conocimiento.

Una solución que la Dra. Soberón ha propuesto y en la que ha invertido muchos recursos tangibles e intangibles es la herramienta “Collaboratoium”

que ayuda a aplicar la Colaboración Inteligente en los equipos de trabajo y las conversaciones orientadas a la acción, es decir cuando se deben tomar decisiones. Esta herramienta ordena las conversaciones, basada en retos prioritarios, con las personas claves, para un conocimiento compartido y un proceso decisional que aumente las posibilidades de actuar correctamente. Con mayor liderazgo y participación de los responsables de ejecutarlas.

Para Leticia Soberón el desafío actual de la comunicación interna es “pensar juntos para dar testimonio de comunión que sea creíble hacia fuera.

Video presentación de Collaboratorium

Recientemente se ha realizado un primer experimento de inteligencia colaborativa en la Diócesis de Padua, Italia, con jóvenes para la preparación de su Sínodo Diocesano de la Juventud, que iniciará en junio 2017. No “sobre los jóvenes”, sino “con los jóvenes”.

Se les preguntó cómo “traducirían” la palabra “Sínodo” para comunicarlo a chicos de su edad que no van a la Iglesia. A partir de las 5 propuestas más votadas, aportadas por más de 100 jóvenes, se va a dedicar un mes a profundizar en cada una de esas expresiones hasta el inicio del Sínodo.

Descarga aquí la presentación:

Aquí puedes descargar la presentación de PowerPoint que usó la Dra. Soberón durante el Conversatorio sobre Inteligencia Colaborativa

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Redacción de Ariel Beramendi

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

¿De qué modo se podría ayudar a que las relaciones particulares dentro de una organización, sean enriquecedoras y no se conviertan en mafias? ¿Como hacer para no anularlas (habría frialdad y distancia entre los miembros) y generar verdadera comunión?

La estructura informal en las organizaciones tiene siempre una doble dimensión: por una parte, se trata de los lazos humanos naturales que se hacen más fuertes con el trato diario, el compartir metas, esforzarse juntos, etc. Un valor importante. Aunque también pueden surgir rivalidades, enemistades, desavenencias. Esto también es normal.
¿Cómo hacer que esto no se convierta en «mafia» o en amiguísimo? Pues teniendo claro que en la institución se está al servicio de unas metas, de unos objetivos. Y no podemos poner por encima de estos objetivos nuestras relaciones de amistad. Ni nuestras enemistades. Hay que «centrarse en la tarea», hay que «objetivar» las cosas; respetar básicamente las normas de la institución, que fueron creadas justamente para evitar que los vaivenes emocionales de las personas vayan en detrimento de los objetivos de los fundadores.

Cómo inlcuir estas nuevas tecnologías en parroquias donde la mayoría de la gente son personas mayores?
Uno de los servicios que la RIIAL puede hacer, importantísimo, es justamente introducir a la gente mayor en la cultura digital, organizando sesiones o talleres a su nivel para que vayan mejorando y se conviertan en «alfabetizados digitales». Poco a poco, sin prisas pero sin pausas. Es esencial también con personas de cualquier edad que estén excluidas de lo digital.
Dicho esto, el Collaboratorium sí requiere un mínimo de uso de estas tecnologías. La persona capaz de usar correo electrónico puede usarlo sin problemas.

Collaboratorium es un software? Está disponible?
Sí, Collaboratorium es un «SAS»= Software as a service. No tienes que instalar nada en tu ordenador para poder usarlo.
Está disponible, sí, con un costo muy bajo por usuario para la Iglesia católica. Dependerá del número de usuarios y el número de preguntas que quieras impulsar. También depende de la ayuda que necesites para definir bien tu mapa de retos. Si quieres escríbeme a leticia@dontknow.net 

Cómo puedo presentar de forma tangible a los miembros de mi equipo de trabajo, los beneficios que ofrece trabajar de forma ordenada, utilizando tecnología y orientada a la acción?.
Gracias x sus comentarios
Nuestro Centro de Innovación (ICXCI) ha comprobado en distintos ambientes que para motivar a los equipos a que trabajen colaborativamente son necesarias varias cosas:
1. «Contar una historia» bien contada y verdadera. Es decir: darles información sobre por dónde va la sociedad: urgencia de transformarse porque la inmovilidad nos hará morir como institución. Quedarse quietos no es una opción.
2. Lo mejor para decidir qué hacer, es recoger el saber disperso en las cabezas del equipo, pero también de otras personas que pueden orientar y enriquecer el diálogo: expertos cercanos, clientes, usuarios. En otras palabras: inteligencia colaborativa con interlocutores de distintos sectores para recog.
3. Abrir espacios digitales ordenados porque el cerebro necesita foco y orden. Sin esto, las intervenciones se entierran y el diálogo se vuelve ruido.
4. Que el (la) líder sea realmente colaborativo(a), no un(a) autoritario(a) disfrazado(a)…

Creo que Los tiempos de los líderes religiosos no son los tiempos de los agentes de evangelización laicos… O nos acercamos a ellos o ellos a nosotros…. Pregunto: Cuál es el nivel que falta para estar más cerca?
Ciertamente la visión desde una vida seglar es distinta que desde una vida de consagrados, pero me parece que los «tiempos» no dependen tanto del estado civil y eclesial cuanto del estilo, visión y probablemente edad de las personas. Dicho esto, los laicos tenemos que informar de manera adecuada a los Pastores de la Iglesia si es que tienen un vacío en este aspecto, para que no vean los medios y la tecnología como enemigos, sino como grandes y potentes aliados de la evangelización. Pero tenemos que hacer una pedagogía adecuada y que no les asuste.

En Colombia estamos viviendo un tiempo de construcción de perdón, reconciliación y paz, mas aún no faltan los enemigos de este ambiente que todos en el mundo queremos. Las Redes sociales además de informar y ser de mucha utilidad, también se convierten en campos de batalla cuando miles de opiniones salen a flote, tantas veces, sin el ingrediente -Caridad-. Ofensas, insultos amenazas etc, se ven por estos medios sociales que actualmente son el boom de la tecnología.

¿Como hacer una pedagogía eficaz para exterminar de raíz esta problemática, sin salirnos del mismo ambiente virtual?

Como intenté responder durante el conversatorio, las redes sociales son un espacio para expresarse abiertamente; no para pensar juntos y con orden. Eso hace que se vuelquen en las redes todo tipo de afirmaciones y comentarios, positivos y agresivos, inteligentes y banales, cariñosos e insultantes. Eso es la red: un retrato de la sociedad tal como es. Ahora bien; promover en ellas al menos un clima de respeto y de cortesía para expresar las cosas, aún cuando uno esté en desacuerdo, es justamente lo que nos pide el Papa.
Yo pienso que el único modo de tratar a quienes nos insultan, es respondiéndoles con respeto. Y si aún de ese modo continúan agresivamente, pues bloquear sus mensajes.
Pero debemos entender que la promoción de la paz es laboriosa y lenta; no todo el mundo desea la paz. No sé si incluso la más acertada de las pedagogas logrará «exterminar de raíz» esa problemática.
A la mejor tenemos que seguir, como en la parábola del trigo y la cizaña, creciendo juntos hasta que el Señor separe el trigo de la mala hierba. Y mientras tanto: caridad y buenas maneras.